Tietosuojaseloste - Pyramus -oppilashallintojärjestelmä

1. Rekisterin pitäjä

Otavan Opisto
Mikkelin kaupunki

y-tunnus: 0165116-3

2. Yhteyshenkilö

Riitta Kesonen
Otavantie 2 b
50670 OTAVA
puh. 044 794 3552

3. Rekisterin nimi

Pyramus -oppilashallintojärjestelmä

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Opetuksen ja koulutuksen järjestäminen

5. Rekisterin tietosisältö

  • opiskelija nimi
  • henkilötunnus
  • valokuva
  • kansalaisuus
  • sukupuoli
  • äidinkieli
  • kotikunta ja tarpeelliset yhteystiedot (kotiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite) 
  • opiskelijan aikaisempaa koulutusta ja koulumenestystä koskevat tiedot
  • koulutukseen hakemista, hyväksymistä ja opiskelijaksi ottamista koskevat tiedot
  • opiskelijaksi ottamiseen vaikuttavat tiedot työkokemuksesta 
  • haastatteluissa ja muissa yhteydenotoissa kertyvä aineisto
  • viitetieto opiskelijan järjestelmässä tekemiin sähköisiin allekirjoituksiin
  • oppilaitoksessa opiskeluun, opintojen etenemiseen ja  suoritteisiin liittyvät tiedot
  • ylioppilastutkintoa koskevat tiedot

6. Säännönmukaiset  tietolähteet

  • Opiskelija täyttää haku-/ilmoittautumislomakkeelle tiedot itse
  • Osa rekisteriin talletetuista tiedoista on koottu opiskelijan kanssa käytyjen keskustelujen perusteella
  • Opettajat ja ohjaajat tallentavat arviointitiedot järjestelmään
  • Oppimisympäristössä toteutettavat kurssi-ilmoittautumiset, saadut arvosanat, sekä muut opiskeluun liittyvät opiskelijan tekemät tapahtumat kirjautuvat rekisteriin automaattisesti

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Opiskelijatietoja luovutetaan eteenpäin toisille viranomaisille tilastointi- ja rahoitusteknisistä syistä. Tietoja luovutetaan seuraaville tahoille:

  • Opetushallitus
  • Tilastokeskus
  • Kansaneläkelaitos
  • Mikkelin kaupungin opetustoimi
  • Ylioppilastutkintolautakunta

Opiskelijan yhteystiedot luovutetaan nuorisolain edellyttämissä tapauksissa opiskelijan kotikunnan etsivälle nuorisotyölle.

Lisäksi abiturienttien nimet, osoite ja oppilaitoksen nimi luovutetaan Akateemiselle kustannusliikkeelle Spes Patriae -ylioppilaskuvastoa varten.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen). Salassa pidettävien ja arkaluonteisten tietojen suojaamiseen kiinnitetään erityistä huomiota.

Suojaus perustuu järjestelmätasolla valvottujen käyttäjäoikeuksien käyttäjätileihin. Tietokanta varmuuskopioidaan maantieteellisesti erillään sijaitsevaan konesaliin kiintolevypohjaiseen varmistusjärjestelmään. Levytallennusjärjestelmästä tallennetaan tiedot vielä varmuuskopiointinauhoille kolmanteen, edelleen maantieteellisesti erillään sijaitsevaan paikkaan. Varmistusnauha-asema sijaitsee lukitussa murtovalvonnan alaisena olevassa tilassa. Nauhat säilytetään kassakaapissa.

9. Rekisteröidyn tarkastusoikeus 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisterin tiedot.

Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Tarkastuspyyntö kohdistetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

10. Tiedon korjaaminen

Rekisterissä olevien virheellisten, puutteellisten tai vanhentuneiden henkilötietojen korjauspyynnöt voidaan osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle. Henkilöllisyytensä varmistaneen henkilön vaatimat rekisteriä koskevat korjaukset ja muut muutokset tehdään viipymättä.

Jollei muutospyyntöä katsota perustelluksi, annetaan muutospyynnön esittäjälle kirjallinen todistus, jossa selvitetään syyt miksi muutosvaatimusta ei olla hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.